Op 1 juni 2016 gepubliceerd door Sonja Bakker

Succesvolle HR Businesspartners aan het woord

Als expert op het gebied van de HR Businesspartner gaan wij in gesprek met succesvolle HR Businesspartners. Wat maakt een HR Businesspartner succesvol?

Een openhartig interview met Ingrid Kerr, Interim HR Manager

Je wordt in het netwerk van het HR Ontwikkelhuis aangemerkt als een goede HR Businesspartner. De rol van HR Businesspartner lijkt een container begrip te worden. Wat versta jij onder deze rol?

Wat ik van belang vind voor HR, in welke rol dan ook is dat hij of zij heel goed snapt hoe een organisatie in elkaar zit en wat er voor nodig is om een duurzame en gezonde organisatie te zijn. Een organisatie neemt principebesluiten, dit gaat over wat we doen in de organisatie. Vanuit deze strategische paraplu moet de HR Businesspartner deze beslissingen vertalen. Je denkt samen met de lijn mee, vanuit je eigen domein wat er nodig is om deze beslissingen waar te maken. En dat op een manier dat wij gezond, duurzaam en rechtvaardig vinden. Dus de HR Businesspartner verdedigt het ‘HR domein’ binnen alle domeinen die er zijn. De HR Businesspartner staat wat mij betreft naast de lijn, en niet onder de lijn. Vanuit dit gesprek komen we er samen uit wat het beste is voor de organisatie en wat wij als HR afdeling moeten doen om dit te ondersteunen. Dat kunnen regelingen, beleidstukken, recruitmentacties of bijvoorbeeld opleidingsprogramma’s zijn. Dat is wat anders dan dat de baas zegt ‘dit is het plan’, en vervolgens gaat HR heel hard werken. Dan loop je altijd achter de feiten aan, en dat moet je eigenlijk niet willen.

Hoe omschrijf jij de meerwaarde van deze rol voor een organisatie?

Dat zit voor mij echt in de expert kennis, van hieruit kun je het HR-domein verdedigen. Dat is de reden waarom de lijn zaken bij de staf belegt, dus je moet deze rol ook pakken.

Je bent de expert, dus als je ziet dat een organisatie een kant op draait moet je het gesprek aangaan en benoemen welke consequenties een strategie heeft. Een voorbeeld is inzicht geven in de ontwikkelingen en de schaarste op de arbeidsmarkt. In het gesprek leg je dit naast de strategische plannen. Vanuit dit perspectief kan de vraag besproken worden of deze beslissingen wel verstandig zijn. Kunnen we de plannen wel waarmaken met de ontwikkelingen die er zijn?

Als HR Businesspartner neem je jezelf als instrument mee. Wat moet volgens jou een HR Businesspartner in huis hebben om deze rol te kunnen uitvoeren?

Hij of zij heeft een abstractie en probleemoplossend vermogen nodig met een bedrijfsmatige blik. Dit is dus ook niet voor iedereen weggelegd, maar dat is niet erg. Als je het over competenties hebt denk ik aan visie op je vak en dat je dat durft te verdedigen. Dus je moet communicatief vaardig zijn om een debat op te zetten en daarin moet je geloofwaardig zijn. Daarom is expertise zo belangrijk waarin je legitimiteit meebrengt om je geloofwaardigheid te winnen.

Waarom denk je dat jij als ‘goed’ wordt gezien?

Ik hou stand en je moet met goede argumenten komen om ervoor te zorgen dat ik iets ga doen. Opdrachtgevers weten dat ik hun problematiek doorzie en ik snap waarom ze me dingen vragen. Maar ze weten ook dat ik ook niet klakkeloos met hen meega. Ik help ze in te zien dat er ook andere oplossingen zijn, terwijl dat niet altijd hun manier is.

Ik krijg ook vaak terug dat ik benaderbaar ben en dat ik goed luister. Ik kan hieruit complexe materie goed ontrafelen tot de kern. Dit geef ik terug en van daaruit kan ik oplossingen aandragen.

Nieuwsgierigheid is denk ik ook heel erg belangrijk. Niet vanuit wat je verteld wordt meteen te gaan handelen maar ook verder te kijken! Een voorbeeld is een manager die vraagt het ziekteverzuim te verlagen. De meerwaarde van de HR Businesspartner is te horen en luisteren wat de manager zegt maar tegelijk ook bedrijfsmatig naar de afdeling kan kijken. Vanuit deze nieuwsgierigheid ga je zelf op zoek naar het antwoord waarom er ‘zand in de machine zit’. Dus bepaal zelf je strategie om met andere oplossingen te komen.

Wat maakt jou hierin onderscheidend?

Inmiddels ervaring en het feit dat ik met andere oplossingen kom. Oplossingen waar het management zelf nog niet mee was gekomen. En dit zijn oplossingen die voor iedereen werkbaar zijn, ik kijk heel organisatiegericht.

Wat heb jij hierin in de loop van de tijd moeten leren of ontwikkelen?

Heel veel, en nog steeds. Wat ik vooral heb moeten leren is dat de oplossing er soms wel is, maar dat de tijd er nog niet altijd rijp voor is. Soms is het ‘in de week leggen’ of het soms fout laten gaan ook een strategie.

Wie heeft jou hierbij geholpen?

Ik heb hele goede directeuren en opdrachtgevers gehad, daar ben ik echt mee gezegend. Bij Yacht was dat mijn directeur Jan Hendrik Ockels. Hij was echt een hele visionaire man op het vakgebied van de flexibele markt en het thema wendbaarheid. Mijn eerste baas zei ”Ingrid, ik heb gezien wat je bij de Jeugdtheaterschool hebt gedaan, en ik wil dat je dat ook op mijn afdeling gaat doen”. Ik dacht; ”Nee dat kan ik niet, ik kan helemaal niet leidinggeven”. Maar hij zei; ”Ja, dat kan je wel, ik weet dat je het kan” En dan ga je vliegen!! Het is enorm waardevol als je mensen in je loopbaan tegenkomt die je ruimte geven om te doen, maar ook fouten te maken. Nét buiten je comfortzone te gaan, dat is zo belangrijk. Daarom interim ik ook nog steeds, ik vind het steeds weer even spannend om te beginnen.

Is de wijze waarop jij bent opgegroeid van invloed geweest op jouw professionele carrière?

Jazeker! Mijn vader en moeder zijn beide ondernemers, middenstanders en hadden een eigen zaak. Beide komen uit grote katholieke gezinnen met veel kinderen. Daar was nooit veel te makken en te doen. Mijn vader kon heel mooi tekenen maar zijn moeder zei ”Geen kunstenaar in dit gezin, ga maar de groenten in, net als je vader”. Hij was heel succesvol als ondernemer, in de 9 straatjes van Amsterdam. Maar omdat hij dat heeft meegemaakt zei hij tegen mij; ”Je bent hartstikke goed, als jij die school wil doen, ga jij die school doen. Jij krijgt die ruimte!” En mijn moeder zei altijd tegen mij; ”Meis, als je maar gelukkig bent.” Er zat dus wel ontzettend veel ambitie maar geen druk.

Daardoor kon ik voor die tijd een ongewone keuze gaan doen, ik ben Sociologie gaan studeren. Mijn vader was daar heel trots op, hij vroeg vaak ”Laat me jouw boeken nog eens zien”. Daarna ben ik zelf ondernemer geworden, ik ben mijn eigen platenmaatschappij begonnen. Dit was heel succesvol, en deze bestaat nog steeds. Dat heb ik 12 jaar gedaan, ik reisde de hele wereld over! Op die weg ben ik mijn man tegengekomen, die is muzikant. We hebben besloten in Nederland te gaan wonen en toen ben ik pas gaan werken. Omdat ik die achtergrond heb, heb ik geleerd heel ondernemend te zijn, eigen keuzes te maken. Dat is de basis waarop ik mijn werk ben ingestapt.

Ik denk dan ook als studenten van een HRM-opleiding afkomen dat het nog te vroeg is om het vak in te gaan. Het is goed voor het vak maar je hebt nog zo weinig beleefd, de wereld nog niet gezien. Ik gun jonge mensen de ontdekkingstocht om te ontdekken waar je goed in bent en wat je leuk vindt!

Op welke manier maak jij jouw meerwaarde voor een organisatie zichtbaar?

Dat ligt aan de opdracht uiteraard. Als interimmer kom je vaak binnen met een concrete opdracht. Ik vraag dan echt wat de opdrachtgever verandert wil zien. Ik vraag; ”wat zie je dan in de organisatie?”, ”wat voel je dan?”, ”wat is er dan anders?”En dat probeer ik voor elkaar te krijgen. Dat gaat dus niet alleen om structuren, instrumenten en beleidstukken. Dat gaat ook over taboes bespreken, ‘lijken uit de kast trekken’ en nieuwe organisatiestructuren  inrichten. Zodat aan het einde van de rit mijn dienstverlening staat waar men om vroeg. Dat heeft ook met verwachtingsmanagement te maken.

Ik ben een voorstander van ‘Appreciative Inquiry’, het waarderend interviewen.

Ik kom niet binnen met de vraag ”Wat gaat hier niet goed?”. Dan krijg je een hele lijst met problemen. Ik draai het om. Ik vraag:

”Hoe ziet jouw ideale afdeling eruit?”

”Waar ben je trots op?”

”Wat gaat goed, wat gaat minder goed?”

”Wat moet er gebeuren om tot die ideale situatie te komen?”

Je legt de schuld niet bij de een of de ander. Want als je uitspreekt ”Het is een probleem”, dan hebben we ook een probleem! De benadering hoe je met de mensen praat vind ik heel belangrijk om veranderingen teweeg te brengen.

Wat moet een organisatie jou bieden om succesvol te kunnen zijn in deze rol?

De organisatie is de organisatie. Als er iets speelt waardoor ik de doorbraak niet kan maken dan ligt dat niet aan mij of de organisatie, maar dan is het moment er nog niet voor. Dan ben ik niet succesvol maar dat zie ik niet meteen als falen. Ik kom altijd als er een probleem is. Soms kun je dat oplossen en soms niet.

Op welke manier werk jij nu aan jouw persoonlijke ontwikkeling?

Ik heb een intervisie groepje met 6 HR Professionals op HR Businesspartner niveau.

We komen één keer in de zes weken samen waarin we steeds een nieuw onderwerp bespreken. We brengen nieuwe onderwerpen in. Als ik wat inbreng hoop ik ook dat ik dingen terugkrijg om het voor mij ronder maken. Die uitwisseling maakt mij dan weer sterker!

Waar ben jij het meest trots op?

Ik heb bij XS4ALL drie opdrachten gedaan. Dat was een ingewikkelde opdracht maar ik was daar echt trots op! Ik heb goed kunnen bemiddelen tussen MT en de medewerkers.

Ik heb HR op een hele creatieve manier kunnen invullen. Ik ben er al 10 jaar weg, elk jaar krijg ik een uitnodiging voor een reünie. Dan krijg ik drie dikke zoenen en dan zijn ze blij dat ze me zien! Ze bellen me nog steeds en het was ook echt een fijne groep mensen! Ik vond het zo leuk daar omdat ik volledig vrij, creatief HR kon doen. Ik was vrij van structuren en processen. Het zijn DE experts op het gebied van internet in Nederland. Om deze experts binnen te houden hebben we het salarishuis gekanteld. Experts kunnen meer verdienen dan hun managers. Dit gaat ook echt over het bespreekbaar maken van het principevraagstuk; ”waar draait het nu werkelijk om in deze organisatie?” Het bestaat nog steeds!

Is affiniteit met de sector, dienst of product voor jou belangrijk om succesvol te zijn?

In principe niet, maar ik ben ik ben wel politiek betrokken. En ik zou sommige opdrachtgevers niet doen uit principe, neem bijvoorbeeld een tabaksfabrikant, vanwege het product wat ik eigenlijk niet wil, of de bio-industrie. Daarnaast maakt het mij niet uit. Ik heb voor zoveel verschillende opdrachtgevers gewerkt! Overal werken mensen en mensen zijn belangrijk!

Kun je omschrijven in hoeverre de HR Businesspartner kennis moet hebben van de business van de organisatie?

Die maak ik heel me snel eigen. Ik weet wat ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Bij verschillende bedrijven heb je altijd eenduidige processen, die herken en begrijp ik heel erg snel. Je hoeft de details niet weten, maar de hoofdlijnen wel.

Ik vind dat de HR Businesspartner affiniteit moet hebben met de branche waar je in werkt omdat je nieuwsgierig moet zijn. Anders kun je nooit ‘in mind’ adviseren.

 Veelal wordt er gezocht naar HR Businesspartners die proactief zijn. Wat betekent dit begrip voor jou?

Men bedoelt veelal dat ze iemand zoeken die zelf dingen oppakt en die niet continue gestuurd hoeft te worden. Maar ik zie proactief op een ander niveau, namelijk het uitdenken van risico’s en consequenties van stappen die gezet worden. Op basis daarvan het gesprek aan gaan om fouten en verkeerde richtingen te voorkomen om tot betere oplossingen te komen met elkaar, dat vind ik proactief.

 Hoe zorg jij voor een goede aansluiting bij de business?

Dat is heel erg maatwerk. De ene manager is op zoek naar zekerheid; dan zorg ik bijvoorbeeld voor de juiste voortgangsrapportages. Van daaruit ga ik de voortgang bespreken.  De ander is veel meer bezig met ontwerp, design en ontwikkelingen. Die manager is veel meer op zoek naar een sparringspartner naast zich om het design scherp te krijgen. Ik denk dat je het gesprek op niveau voert als je goed voor ogen hebt wat belangrijk is voor die manager en hoe je de manager kan laten slagen.

 Kun je een voorbeeld geven waarin het jou makkelijk ging in de rol van HR Business Partner?

 Dat was bij XS4ALL. In eerste instantie verving ik iemand voor een tijdelijke periode, zoals ze dat in interimland noemen; ‘de stoel warm houden’. Maar al vrij snel kwam ik in gesprek met de directrice over de ideale situatie en hetgeen waar ze zich echt zorgen over maakte. En dat bleek het vraagstuk te zijn dat ze bang waren dat ze haar experts zouden kwijtraken die tegen het salarisplafond waren gegroeid.

Dan vervang je iemand waar je over dit onderwerp geen afspraken over hebt gemaakt. Ik heb degene die ik verving gebeld en de vraag gesteld wat ze wou dat ik zou oppakken en wat ik zou laten liggen. Tevens heb ik het salarishuis met haar besproken. Want je wil niet aan iemands poten gaan zagen. Ze gaf aan dat ze tegen het salarishuis aan zat te hikken. Dus ik kon er mee aan de slag! Zoals al eerder genoemd is dat project geslaagd. Maar je moet soms wel de tijd nemen om mensen in hun professionaliteit te laten.

Kun je een voorbeeld geven waarin het jou moeilijker af ging in rol van HR BP?

Ik heb een opdracht meegemaakt waar ik iemand ging vervangen die niet lekker op haar plek zat. Ik kreeg meteen mee dat de afdeling HR niet goed functioneerde en dat er van alles te doen stond. Maar ik kwam erachter dat het probleem ergens anders lag, het lag bij de aansturing van het bestuur. Er bestonden maar liefst zes lagen waarover beslissingen werden genomen en in de bovenste laag vochten ze elkaar de tent uit. Op bestuurlijk niveau zat er dus iets mis, wat niet werd besproken; een taboe.

Ik heb geprobeerd dit taboe op verschillende niveaus te bespreken maar ik kwam er niet door heen. Ik heb een rapport geschreven waarin ik heb beschreven waarom ik deze opdracht niet kon uitvoeren, het probleem lag ergens anders. En ben ik vervolgens gegaan.

Wat heb je hiervan geleerd?

De onafhankelijkheid om je mening te durven verdedigen is van belang!

Lef heb je wel nodig om het gesprek te voeren, ook al is het niet wat iedereen wil. Mijn eerste directeur heeft mij ingefluisterd dat je onafhankelijk moet zijn om besluiten te maken. Dat betekent dat je je ook zo moet inrichten. Ik heb altijd voldoende reserve gehad om zelf te kunnen besluiten waar ik wel of niet wil werken.

Wat is volgens jou de belangrijkste ontwikkeling die het HR werkveld te wachten staat?

Wat ik zie is dat de arbeidsmarkt vanaf dat ik begon met werken eind jaren 80,  begin jaren 90 zo’n andere dynamiek en inrichting met zich mee heeft gebracht. De carousel van de arbeidsmarkt gaat steeds sneller draaien. De economie is ook een hele andere economie. Die markt is zo ingewikkeld voor organisaties. Ik denk dat HR daarin veel meer expertise moet inzetten om te onderzoeken wat de organisatie nodig heeft in de toekomst. Dat zijn functies waarvan we nu nog niet weten dat we ze nodig hebben.

Dat betekent dat HR ervoor moet zorgen dat ze heel goed door hebben welke type mensen er nodig zijn en waar we ze deze vandaan gaan halen. Sommige profielen zullen er niet zijn.

Het HR Ontwikkelhuis focust zich op het ontwikkelen van de HR Businesspartner van de toekomst. Wat moet volgens jou het talent van de toekomst brengen?

Door hebben hoe de economie draait. Door hebben hoe de arbeidsmarkt daaromheen draait, door hebben wat de organisatie kan, wil en wat de strategie is. Dat is een hele ingewikkelde som!! Daar moet je als HR je meerwaarde in vinden. En je moet dus snappen dat je bepaalde dingen moet organiseren dat mensen bij jou willen werken. Dat soort kennis moet je leren interessant te vinden. Lees de krant, lees rapportages. HRM is een vak, dat moet je bij houden, daar moet je trots op zijn!