Op 4 mei 2016 gepubliceerd door Sonja Bakker

Succesvolle HR Businesspartners aan het woord

Als expert op het gebied van de HR Businesspartner gaan wij in gesprek met succesvolle HR Businesspartners. Wat maakt een HR Businesspartner succesvol?

Een openhartig interview met Mirella van der Heijden, HR Businesspartner, Ziggo.

Je wordt in het netwerk van het HR Ontwikkelhuis aangemerkt als een goede HR Businesspartner. De rol van HR Businesspartner lijkt een container begrip te worden. Wat versta jij onder deze rol?

Voor mij is de titel minder van belang. Het gaat om de ontwikkeling van de rol binnen de organisatie en de toegevoegde waarde die wordt geleverd door het vakgebied aan de organisatie. De titel is inderdaad een container begrip geworden waardoor het aan waarde lijkt te verliezen.

Daarnaast wordt de term Business Partner binnen meerdere functionele gebieden gebruikt waaronder HR maar ook Finance. Daarmee wordt vaak wel eenzelfde soort bijdrage bedoeld maar vanuit een ander functioneel gebied. Het gaat daarbij om de toegevoegde waarde die wordt geleverd door middel van houding – die van partnering met de business om een doel te bereiken – gecombineerd met functionele expertise, begrip van de business, ownership en proactiviteit.

Hoe omschrijf jij de meerwaarde van deze rol voor een organisatie?

De Kern van Business Partnering draait mijns inziens om:

  • Het leveren van een professionele bijdrage aan de organisatie vanuit de eigen discipline met zeer goede vakinhoudelijk expertise maar ook een goed begrip van de organisatie en de sector waarin wordt geopereerd;
  • Samenwerken met management om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden behaald;
  • Het formuleren van een HR agenda op basis van het strategisch plan van de afdeling in samenwerking met het management op basis van de strategische business doelstellingen;
  • Zorgdragen voor de uitrol van de HR agenda;
  • Speelt vanuit HR een essentiële rol in verandertrajecten;
  • Het opbouwen van een et Het lange termijn relatie met het management/ directieleden maar ook met andere stakeholders zoals ondernemingsraad e.d.;
  • Het proactief aandragen van oplossingen aan zowel de business als binnen HR op basis van data of andere informatie.

Om dat te realiseren ben je volwaardig lid van het betreffende Management Team en kun je van daaruit impact maken. Als Business Partner speel je zowel een belangrijke rol voor de Business als voor HR. Hoewel je een vertegenwoordiger bent vanuit HR en je voor de HR organisatie staat, zorg je ook voor een goede alignment tussen de HR agenda en processen en de Business Agenda.

Soms moet je creatief zijn in de oplossing zodat beiden in lijn zijn met elkaar.

Als HR Businesspartner neem je jezelf als instrument mee. Wat moet volgens jou een HR BP in huis hebben om deze rol te kunnen uitvoeren?
  • Begrip van de organisatie, het bedrijfsmodel en de markt waarin deze opereert. Dit komt ook voort uit een vorm van nieuwsgierigheid om te begrijpen wat er gebeurt;
  • Organisatiesensitiviteit: Weten welke belangen er spelen en begrip hebben van wanneer een advies geen standhoudt vanwege politieke bewegingen;
  • Doortastendheid en doorzettingsvermogen maar wel in balans met de wil om een goed advies dan wel een goede oplossing aan te dragen voor het probleem en de betrokken stakeholder;
  • Schakelen in tempo: Gas geven wanneer nodig maar ook weten wanneer iets om bepaalde redenen vertraagd moet worden (voorbeeld is voorrang geven aan degelijkheid boven snelheid);
  • Communicatief vaardig zijn en helder uiteen kunnen zetten wat de vraag/behoefte is van de business, wat het advies is, hoe het inspeelt op de behoefte en wat er moet gebeuren om dit te bereiken;
  • Professionaliteit en vakkundige expertise;
  • Analytisch vermogen om vanuit de data inzichten te genereren en om te zetten naar adviezen dan wel interventies;
  • In staat zijn om goede relaties op te bouwen op alle niveaus binnen de organisatie maar zeker met de meest belangrijke stakeholders.
 Waarom denk je dat jij als ‘goedwordt gezien?

Er is geen ‘One size fits all’. Door de goede samenwerking met collega’s is mij duidelijk geworden dat ‘goed’ verschillende kleuren en persoonlijkheden kent. Het gaat vaak ook om de fit met een bepaalde situatie en de Business Partner. In alle gevallen is het van belang dat je in staat bent je aan te passen aan de situatie, begrijpt waar de behoefte ligt en daarop kunt inspelen.

Bij mijn weten wordt mijn planmatige / projectmatige werkwijze vaak erg gewaardeerd. Het scherp kunnen houden van de Business Partners en het stellen van de juiste vragen. Ik tracht goed te luisteren naar de beweegredenen dat stelt mij instaat stelt om mee te denken over oplossingen. Daarbij vind ik het van belang het probleem in een bredere context te plaatsen zodat de oplossing geen countereffect oplevert. Creativiteit helpt daarbij.

Goed kunnen schakelen en communiceren op alle lagen in de organisatie en het creëren van draagvlak. Daarbij vind ik het van belang de angel eruit te halen zodra ik opmerk dat ‘Ja’ wordt gezegd maar ‘Nee’ wordt bedoeld. De combinatie van creativiteit en analytisch vermogen helpt ook om goede oplossingen aan te dragen.

Wat maakt jou hierin onderscheidend?

Zoals eerder aangegeven bestaan er succesvolle HR Business Partners in veel kleuren en persoonlijkheden maar ook met verschillende achtergronden. Mijn achtergrond, die vaak anders is dan de meeste HR Professionals, wordt onder andere getekend door 1) een bedrijfskundig economische studie en 2) consulting (op HR vlak). Het eerste leidt ertoe/onderstreept dat ik breed geïnteresseerd ben en het tweede heeft mij bepaalde vaardigheden en kwaliteiten opgeleverd die van pas komen in het HR vak.

Daarnaast herken ik mij in de volgende gedragingen: continu willen leren, reflecteren op situaties en een drive om bij te dragen. Ik vraag mij echter af of dit niet binnen HR juist gedeelde gedragingen zijn. Deze zie ik namelijk ook veel terug bij collega’s!

Wat heb jij hierin in de loop van de tijd moeten leren of ontwikkelen?

Dat tijdsdruk er niet toe mag leiden dat je anderen onder druk zet om een plan of acties te accepteren. Ongeacht de tijdsdruk open blijven staan voor nieuwe inzichten, te blijven sturen op samenwerking en als nodig het plan bij te stellen. Vertrouwen en weten wat iemand beweegt, is hierbij van belang. Hierdoor kun je het advies passend maken voor de Business Partner. Een goede inschatting maken bij het schakelen van het tempo en uiteraard collega’s/Business Partners daarin in meekrijgen. Dit betekent dat je een juiste inschatting maakt wanneer tempo maken en actiegericht zijn voor gaan op degelijkheid en andersom.

Wie heeft jou hierbij geholpen?

Feedback van collega’s die soms heel concreet en confronterend kan zijn. Maar vooral heel erg waardevol.

 Is de wijze waarop jij bent opgegroeid van invloed geweest op jouw professionele carrière?

De behoefte naar erkenning en een intrinsieke motivatie om dingen goed te doen, komt voort uit mijn opvoeding. Hierbij ben ik wellicht een tikkeltje perfectionistisch. Daarnaast het aanpassen aan mensen en situaties en begrijpen hoe deze in elkaar zitten heb ik vanuit mijn verleden meegenomen. Daarbij vind ik het van belang om kritisch naar mijzelf te kijken en in te kunnen schatten hoe het beter of anders had gekund. Verder was arbeidsethos iets binnen ons gezin dat erg belangrijk was, doorgaan tot de deadline is behaald en leveren wat je afspreekt.

 Op welke manier maak jij jouw meerwaarde voor een organisatie zichtbaar?

Meerwaarde zichtbaar maken is deels zichtbaar zijn. Dat klinkt vreemd maar daar zijn waar het nodig is om betrokken te zijn op het moment dat er besluiten worden genomen of zaken worden besproken. Daar hoort de aanwezigheid en aansluiting in het MT ook bij. Zichtbaar en toegankelijk zijn. Zorgen dat je voldoende in contact bent met jouw Business Partners. Zorgen dat je levert, en dat wat je levert goed is. Ik denk dat HR in de brede zin van het woord minder goed is in PR. We zijn heel ambitieus en we willen veel maar vergeten vaak dat laatste stukje en dat is: hoe zorgen we ervoor dat het positief gepercipieerd wordt. Het mag soms best een beetje flashy zijn waardoor men ‘ziet’ wat we leveren.

 Welke middelen gebruik jij hiervoor?

Zorgen dat je over de juiste informatie beschikt. Zowel door te luisteren en /of opzoek te gaan naar de juiste informatie.

Wat moet een organisatie jou bieden om succesvol te kunnen zijn in deze rol?

Een goede toegang tot informatie zodat ik weet wat er speelt en op de hoogte ben van de strategische, tactische en operationele ontwikkelingen. Met alle Business Partners in gesprek zijn en weten wat hen beweegt, wat hun doelen zijn en hoe ze deze willen bereiken, weten waar het spaak loopt en betrokken worden bij hun uitdagingen. Wat voor mij betekent dat ik betrokkenheid toon bij hun uitdagingen. De ruimte binnen HR om de rol als beschreven op te pakken. De basis moet wel goed zijn. Dat is een hygiëne factor. Als deze niet op orde is dan leidt dit tot een dubbelrol en komt het HR Business Partnerschap minder goed uit de verf.

Op welke manier werk jij nu aan jouw persoonlijke ontwikkeling?

Door uit mijn comfortzone te stappen en te reflecteren op de ontwikkelingen in de nieuwe situatie. Daarnaast leer ik door feedback.Verder vind ik het van waarde om altijd zoveel mogelijk op de hoogte te zijn en blijven van ontwikkelingen op mijn vakgebied, maatschappelijk vlak en de branche. Daarnaast blijf ik ook graag leren door middel van aanvullende studies echter is het tijd technisch nu niet haalbaar.

 Waar ben jij het meest trots op?

Trots ben ik op mijn rol tijdens de integratie van twee organisaties naar één en het vertrouwen dat er wederom is opgebouwd met de directie en het management. Daarbij kijk ik ook met trots terug op de samenwerking die wij hebben gehad met de collega’s en directie tijdens deze integratie. Wat een klus en wat een tempo. Dit in combinatie met het in goede banen leiden van mijn privé- en werkleven (dochtertje van twee en een tweeling op komst). Maar voor dit laatste heb ik dan ook wel een enorme support vanuit het thuisfront!

Is affiniteit met de sector, dienst of product voor jou belangrijk om succesvol te zijn?

Ja, dat vind ik erg belangrijk. Er moet een persoonlijke interesse zijn en wil om te begrijpen wat er in de branche en organisatie gebeurt. De huidige branche waar ik werk, vind ik leuk en spannend, het is altijd dynamisch en in mijn ogen heel tastbaar. Het gaat over snelheid en innovatie en dat zie je terug in de organisatie. Ik vind het belangrijk om gevoel te hebben de organisatie en het product: Ik moet het wel kunnen snappen.

Kun je omschrijven in hoeverre de HR Businesspartner kennis moet hebben van de business van de organisatie.

Zonder begrip van de business en organisatie leef je op een eilandje. Als je vanuit HR aan de zijlaan staat en je weet alles van HR maar ben je verder maar zeer beperkt op de hoogte, dan kun je ook niet meedenken. In mijn ogen gaat dat gewoon niet.

Veelal wordt er gezocht naar HR Businesspartner die proactief zijn. Wat betekent dit begrip voor jou?

Energie, positiviteit, anticiperen en van aanpakken weten. Maar ook met ideeën en oplossingen komen zonder dat hier specifiek naar is gevraagd maar wel gebaseerd op een behoefte (latent of aanwezig).

Hoe zorg jij voor een goede aansluiting bij de Business Partners?

Je onderzoekt en verdiept je in wat speelt: wat is het jaarplan, waar ligt de focus op, waar liggen besparingen etc. gecombineerd met één-op-één overleg.

 Kun je een voorbeeld geven waarin dit makkelijk ging?

Je zit samen in het afdelingsoverschrijdende overleg waardoor je op de hoogte bent van wat er speelt waardoor je vanuit een vergelijkbaar referentiekader opereert.  De aansluiting is dan makkelijker te maken. Wanneer dit niet het geval is werkt dat inefficiënt en is er minder aansluiting met name wanneer het onderwerpen betreft dat meerdere afdelingen raakt. Daarnaast wordt er voldoende tijd vrijgemaakt voor goede eén-op-één gesprekken  om een ‘common understanding’ te krijgen over de gewenste wijze van werken en wat je van elkaar kunt verwachten.

 Wat is volgens jou de belangrijkste ontwikkeling die in het HR-werkveld te wachten staat?

Verschuiving in de arbeidsmarkt. Je ziet veel meer zelfstandigen en externen ontstaan. Mensen zijn nog steeds op zoek naar zekerheid, maar daar vindt een verandering plaats. Jongeren die op de arbeidsmarkt komen, zijn minder op zoek naar zekerheid maar veel naar ontwikkeling. Als organisatie moet je instaat zijn om daarop in te spelen voor meerdere redenen maar ook om aantrekkelijke werkgever te zijn/blijven. Ik denk dat organisaties en daarmee het HR-werkveld nog steeds heel erg actief zal zijn met reorganiseren. Dit omdat er binnen organisaties nog steeds erg gestuurd wordt op kostenreductie, efficiency en aandeelhouderswaarde. Hoewel dit laatste bij voorkeur klantwaarde is.

 Op welke manier moet HR zich hierin organiseren?

De wijze van organiseren is afhankelijk van de organisatie. Ik geloof niet in ‘One-size-fits-all’. Wel denk ik dat de HR organisatie afgestemd moet zijn op de organisatie in zijn geheel, dat er hierbij een goede samenwerking en afstemming gefaciliteerd moet worden met de andere afdelingen binnen HR en dat de basis strak op orde moet zijn. Ook moet er een vehicle zijn om vernieuwingen door te voeren en projecten op een effectieve manier vorm te geven.

 Op welke manier moet een HR Professional zich hierin meebewegen?

HR Business Partners moeten de link zijn met de business. Zij zorgen ervoor dat er een goede aansluiting is tussen de behoeften van de business en de HR prioriteiten en producten/dienstverlening. Daarbij is het van belang dat er aandacht is voor het gehele proces binnen HR en naar de business. Als er stappen worden overgeslagen dan heeft de business daar last van.

Het HR Ontwikkelhuis focust zich op het ontwikkelen van de HR Businesspartner van de toekomst. Wat moet volgens jou het talent van de toekomst brengen?

Als je het mij vraagt moet de HR Businesspartner van de toekomst breed nieuwsgierig zijn en goed op de hoogte zijn van de branche en organisatie, het vakgebied en maatschappelijke ontwikkelingen. Instaat zijn om  vanuit informatie (ook data) proactief advies te leveren, de samenwerking binnen HR te bevorderen en te blijven leren.